La Gestione degli inventari dei beni mobili costituenti patrimonio dell’Istituto Scolastico

La disciplina per la gestione dei beni posseduti dagli Istituti Scolastici, compresa la gestione degli inventari, è prevista dal regolamento di contabilità delle Istituzioni Scolastiche, concernente le «Istruzioni generali sulla gestione amministrativo sensi dell’art. 1 comma 143 della L. 107/2015» o “regolamento di contabilità”. A tal proposito una delle operazioni fondamentali per la cura e la preservazione del patrimonio della istituzione scolastica è il rinnovo inventariale.  In base ai dettami del Decreto Interministeriale n. 44 del 2001 ogni Istituto Scolastico, deve con cadenza decennale, effettuare operazioni di rinnovo degli inventari e rivalutazione dei beni posseduti.

Quali sono i beni inventariabili?

Saranno soggetti ad inventari cinque categorie di beni: beni mobili, beni immobili, beni di valore storico/artistico, libri e materiale bibliografico e valori mobiliari classificati in 5 macro categorie:

• Categoria I : rientrano beni mobili in dotazione agli uffici con l’esclusione del materiale di cancelleria (non soggetto ad inventario) nonchè i beni mobili per locali ad uso specifico, quali ad esempio i laboratori.
• Categoria II: libri e materiale bibliografico
• Categoria III: materiale scientifico di laboratorio, attrezzature tecniche e didattiche
• Categoria IV: beni immateriali, come ad esempio brevetti
• Categoria V: mezzi di trasporto

Le operazioni di rinnovo dell’inventario

L’operazione di rinnovo inventariale rappresenta lo svolgimento di attività materiali ed amministrative finalizzate all’implementazione di nuove scritture contabili. E’ uno strumento utile a definire il confine di intervento su quei beni che sono stati dismessi o che devono essere spostati tra le varie categorie proposte.

La rivalutazione dei beni invece è composta da tutte quelle attività svolte per l’aggiornamento dei valori degli stessi secondo regole omogenee e predefinite.

Il primo passo è nominare una commissione ad hoc formata generalmente dal Dirigente Scolastico, dal DSGA e da uno o più membri del personale ATA. La commissione, con la collaborazione di ulteriore personale tra ATA e corpo docente determinerà la ricognizione fisica del bene determinandone l’etichettatura, l’ubicazione e lo stato di conservazione e l’inserimento negli appositi modelli/registri.

Completata la ricognizione ogni bene andrà inserito in base alla sua classificazione in appositi modelli: il PV1 accoglierà i beni mobili, i beni appartenenti alla sopra citata categoria II e i beni di valore storico-artistico; il PV2 invece comprenderà i beni del PV1 inventariati ma non rinvenuti nel corso della ricognizione; il modello PV3 invece raccoglie i beni mobili che vanno dismessi; infine il PV4 al cui interno verrà effettuata una descrizione delle operazioni svolte e gli esiti e le valutazioni relative ai beni immobili.

Terminato la classificazione dei beni e il relativo inserimento nel modello corretto la commissione passerà alle sistemazioni contabili: queste sono operazioni di riconciliazione dei dati presenti nelle scritture patrimoniale con quelle da iscriversi nei nuovi inventari. In questa fase si potrà constatare una duplice ipotesi: la prima, che i beni rinvenuti siano tutti presenti all’interno delle scritture contabili, per cui si passerà al mero aggiornamento dei relativi valori. La seconda è che i beni del modello PV/1 non corrispondano a quelli emergenti dalle scritture contabili. Tale difformità può essere causata dalla mancata iscrizione precedente del valore dei beni, a cui procederà in sede di sistemazione la commissione, oppure dalla mancata rilevazione dei beni iscritti precedentemente, per cui sarà la commissione ad appurare natura e causa della mancanza.

Una delle ultime operazioni messe in atto sarà, come accennato sopra, l’aggiornamento dei valori. Tale operazione verrà effettuata con l’utilizzo delle tabelle di ammortamento ministeriali. Si ricorda che alcuni beni, quali ad esempio gli immobili, i beni di valore storico/artistico e i valori mobiliari e partecipazioni non sono soggetti ad ammortamento.

Effettuato anche l’aggiornamento dei valori, si procederà, così come disposto dall’art. 24 del Regolamento alla compilazione del nuovo inventario.

Terminata la compilazione dei registri del nuovo inventario il DS con il DSGA potrà procedere alle finali operazioni di riscontro, che determineranno il valore complessivo dei beni inventariati, ovvero quella componente patrimoniale attiva che andrà nella pertinente voce del conto del Patrimonio (prospetto dell’Attivo del Modello K) frutto delle rilevazioni delle somme algebriche dei valori al 1 gennaio dell’anno di riferimento e al 31.12 dello stesso.

Il revisore dei conti infine verificherà la corretta attuazione delle procedure poste in atto dalla commissione e soprattutto la corretta tenuta dei registri inventariali per verificarne la corrispondenza dei valori.